Quem é sócio de uma empresa ou trabalha com contabilidade sabe que a burocracia para prestar contas ao governo é pesada. São diversos registros, formulários, levantamentos e contas que precisam ser realizados. O problema é que nesse longo caminho acaba ocorrendo o que o governo mais quer evitar: sonegação e irregularidades. Mas você já ouviu falar e sabe como funciona o eSocial?
Continue a leitura, entenda como funciona o eSocial e como é importante sua empresa se adaptar à novidade!
O que é e como funciona o eSocial?
Ele foi criado com o objetivo de unificar, padronizar e simplificar a prestação de contas das questões fiscais, previdenciárias e trabalhistas junto aos órgãos públicos. Dessa forma, o eSocial incentiva as empresas a cumprirem suas obrigações e amplia a capacidade de fiscalização do Estado.
O programa foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014 como parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um dos principais instrumentos da contabilidade atualmente.
O eSocial começou a ser implementado em outubro de 2015 com o módulo Empregador Doméstico e, aos poucos, está agregando todos os tipos de empresa. Em janeiro de 2018, foram incluídas as grandes empresas (faturamento acima de R$ 78 milhões) e, a partir de 1º de julho de 2018, as demais empresas também serão obrigadas a aderir.
Nelas, estão incluídas as micro e pequenas empresas e os MEIs que tenham empregados. Por isso, neste artigo, vamos falar sobre como funciona o eSocial e quais mudanças esse programa vai trazer para empresas como a sua. Se você não quer ser pego de surpresa, acompanhe agora:
Quais mudanças o eSocial traz para a sua empresa?
A partir da metade deste ano, será uma realidade para todas as empresas do Brasil. Portanto, você precisa entender como funciona o eSocial e quais impactos esse programa trará para o seu negócio.
O sistema de escrituração digital substitui diversas obrigações acessórias que existem atualmente e que burocratizam o processo. Além disso, o sistema atual tem brechas para que micro e pequenas empresas possam burlar regras, como no caso de contratações e demissões com datas retroativas ou ausência de Laudos Médicos do Trabalho. Esse tipo de prática não será mais possível com o eSocial, que se torna o único caminho para enviar as informações ao governo.
Agora, então, vamos detalhar as principais mudanças que o eSocial vai trazer para a sua empresa e quais são os novos procedimentos que você precisa adotar:
Folha de pagamento
Com o eSocial, a folha de pagamento tradicional utilizada pelas empresas passa a ser substituída pela folha de pagamento digital. Assim, os cálculos podem ser executados pelo sistema automaticamente, em vez do método manual, o que reduz os riscos de falhas. As informações que constam na folha, porém, continuam as mesmas.
Admissões e demissões
Saber como funciona o eSocial em relação a admissões e demissões também é essencial, pois alguns prazos mudaram:
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- A empresa deve habilitar a recepção de um novo colaborador no programa até 30 dias antes da data em que pretende contratá-lo.
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- A empresa deve cadastrar o colaborador no sistema até o final do dia imediatamente anterior à contratação. Se ele não for contratado, o processo deve ser cancelado no sistema.
- A empresa deve informar as demissões no sistema até 10 dias após a rescisão (aviso prévio indenizado) ou até 1 dia após o desligamento (aviso prévio trabalhado).
Alterações salariais
Alterações salariais dos colaboradores também devem ser informadas no eSocial. Isso deve ser feito no prazo de até 1 dia depois de acontecerem e sempre antes do envio dos dados sobre a próxima remuneração do colaborador, para evitar que o sistema aponte erros na folha de pagamento.
Jornada de trabalho
As informações essenciais de cada colaborador — como o valor do salário, o horário de trabalho ou a função exercida na empresa — devem ser informadas no programa. O mesmo vale para alterações nessas informações, que devem ser atualizadas no sistema no momento em que ocorrerem.
Saúde e segurança do trabalhador
Para saber como funciona o eSocial é importante entender que a legislação de Segurança e Saúde Ocupacional não se altera com o programa, mas passa a ser uma forma de verificar se as empresas estão cumprindo as regras. Os laudos médicos, por exemplo, agora devem ser informados no sistema através de códigos padronizados pelo eSocial.
Essa padronização permite o cruzamento de dados para realizar corretamente os devidos adicionais de pagamento, nos casos de direito à insalubridade, periculosidade ou aposentadoria especial.
Certificado Digital
Para enviar as informações, o empregador deverá gerar um arquivo eletrônico com as informações previstas nos layouts do programa, assiná-lo digitalmente e depois transmiti-lo.
A transmissão só é possível com o uso de um Certificado Digital, que garante a segurança e autenticidade das informações. Se você já usa um certificado (padrão A1 ou A3) para outros fins, pode também usá-lo no eSocial. Mas se você ainda não tem, deverá adquiri-lo em uma entidade certificadora conveniada à Receita Federal.
Essas são as principais mudanças às quais a sua empresa deve se adaptar. Então, agora que você já sabe como funciona o eSocial, já pode começar a se preparar. Perceba que as alterações exigem adaptações do seu negócio no início, mas elas tendem a trazer vantagens no futuro simplificando processos, trazendo ganhos de produtividade e aumentando a segurança na transmissão das informações.
Então, é hora de se adequar ao eSocial! Para isso, conte com a ajuda da Contabilivre, que está preparada para organizar toda a sua contabilidade e tirar todas as suas dúvidas.
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