As informações do seu negócio estão guardadas em um local confiável e seguro? Elas estão facilmente acessíveis para quem precisa utilizá-las? Essas questões sobre o armazenamento dos dados da empresa são cada vez mais relevantes para a gestão empresarial.
É por isso que o armazenamento online vem ganhando força. Os dados ficam guardados na nuvem, não mais em um local físico que pode estar sujeito a acidentes, perdas e que dificulta o acesso remoto pela equipe. Parece muito mais interessante, não é mesmo!?
Confira em nosso artigo quais as vantagens de armazenar os dados da empresa na nuvem e de que forma você deve fazer isso.
Vale a pena arquivar online os dados da empresa?
Sim! Antes, os dados de uma empresa eram guardados em pastas, arquivos, cadernos ou folhas de papel. Não é preciso reafirmar como esse tipo de armazenamento era ineficiente: papéis podem se perder, rasgar, molhar, queimar, além de ocuparem espaço físico e, por vezes, dificultarem as operações.
Posteriormente, os dados passaram para o formato digital. Arquivos em PDF, Word e Excel, por exemplo, começaram a guardar as informações sobre uma determinada empresa de maneira otimizada, o que trouxe mais agilidade e inteligência para o armazenamento.
Ainda assim, os dados da empresa ficavam em um servidor local, o que sujeitava os arquivos a acidentes ou qualquer tipos de ataque. Sem um backup, todos os arquivos poderiam ser perdidos.
Além disso, com a falta de mobilidade, as equipes não tinham acesso aos dados se não estivessem conectadas ao servidor local.
Embora essas práticas ainda sejam adotadas por alguns negócios, existe hoje uma tendência de armazenamento que se mostra muito mais eficiente. Hoje, os dados da empresa podem ser armazenados na nuvem.
Isso significa que as informações estão guardadas em um servidor remoto, que é especializado em armazenamento de dados, adota várias práticas de segurança e oferece mais acessibilidade.
Vantagens do salvar online os dados da empresa:
Aumentar a segurança dos dados da empresa
Você sabia que ataques maliciosos, com a intenção de realizar fraudes ou espionar os dados da empresa, são muito mais difíceis de acontecer em um servidor remoto?
As empresas especializadas em armazenamento na nuvem aplicam várias camadas de segurança para garantir a proteção e a integridade dos dados.
Além disso, o armazenamento online protege as informações de ações não intencionais, como a exclusão indevida de arquivos por algum funcionário, e acidentes locais, como um dano no hardware ou até um incêndio. Existem também backups para garantir que os arquivos não se percam!
Permitir o acesso remoto aos dados
Antigamente, o acesso aos dados da empresa era apenas local, dentro de um escritório, por exemplo. Hoje em dia, o trabalho remoto já é uma realidade. Atualmente, as equipes podem trabalhar, trocar informações e realizar reuniões à distância sem a necessidade de presença física.
A partir disso o armazenamento na nuvem tornou-se um grande aliado! Os dados, arquivos e documentos da empresa estão disponíveis pela internet ― geralmente, basta usar um software online para acessar, baixar e compartilhar as informações.
Aumentar a produtividade
Com acesso online aos dados da empresa e mobilidade para trabalhar, a equipe ganha em produtividade. Os colaboradores não perdem mais tempo procurando as informações no computador local, nem registrando novamente dados que já se perderam.
Além disso, a interação com clientes se torna muito mais eficiente. Ao centralizar o armazenamento em um local remoto, toda a equipe tem acesso aos mesmos arquivos.
Assim, quando um consumidor envia uma mensagem para o SAC, todos os colaboradores conferem facilmente os dados de contato e o seu histórico de interações com a empresa, otimizando o atendimento.
Reduzir custos
Além de todos os benefícios acima, existe uma grande vantagem para o bolso do empresário. Não há mais custos com a infraestrutura de armazenamento, nem com a manutenção ou ampliação da rede e dos servidores físicos.
Todos os arquivos são virtuais ― você só se responsabiliza por pagar a assinatura mensal, e tudo é administrado pela empresa contratada para armazená-los. Por ser virtual, o armazenamento também tem maior capacidade de escalabilidade, conforme o aumento das suas necessidades.
Como armazenar online os dados da empresa?
Existem plataformas especializadas no armazenamento virtual dos dados da empresa. Elas disponibilizam um disco virtual para guardar dados, arquivos e documentos, com a possibilidade de acesso em qualquer lugar que tenha internet e de compartilhamento com clientes e a equipe.
Além disso, você pode trabalhar com plataformas no modelo SaaS em diversas áreas do negócio, como marketing, relacionamento com cliente e contabilidade.
A vantagem dessas plataformas é que elas dispensam a instalação de um programa no computador. Para utilizar o serviço, basta você acessar o sistema online, onde estão guardadas todas as suas informações, de forma segura, acessível e prática.
A Contabilivre é uma alternativa online para gerenciar a contabilidade da sua empresa. Um sistema contábil online centraliza os dados da empresa ― documentos, notas fiscais, registros de movimentações ― e facilita o acesso a eles de qualquer lugar.
Além disso, a Contabilivre garante a segurança do histórico das informações e ajuda na organização das obrigações contábeis, que podem ser bastante confusas se forem mantidas no papel e nas planilhas de Excel.
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