O inventário patrimonial é essencial para a contabilidade das empresas. Essa atividade é não apenas necessária para cumprir a legislação contábil vigente, mas também para ajudar no controle dos bens e das finanças pela gestão empresarial.
Imagine, por exemplo, que a sua empresa deva passar por uma auditoria externa. Para isso, foi solicitado que ela apresente o seu patrimônio atual. Caso você não tenha isso organizado, terá que correr para cumprir as exigências legais, ou poderá sofrer penalizações por isso.
Então, vamos ver agora em detalhes por que é tão importante realizar essa atividade. Acompanhe:
O que é o inventário patrimonial?
O inventário patrimonial é um dos instrumentos de gestão dos ativos imobilizados. Na contabilidade, os ativos imobilizados representam o conjunto de bens necessários à manutenção das atividades da empresa e caracterizam-se por serem tangíveis. Eles podem ser usados na produção ou no fornecimento de mercadorias, para aluguel de terceiros ou para fins administrativos. São exemplos:
- Máquinas e equipamentos;
- Computadores e periféricos;
- Veículos;
- Móveis e utensílios;
- Ferramentas;
- Consórcios em andamento.
No inventário, todos esses bens são conferidos fisicamente e registrados com as suas características, estado de conservação, condições de uso, tempo de uso, bem como os seus valores contábeis e de depreciação. Esse processo, porém, requer conhecimento especializado e atenção para construir uma base de dados confiável sobre os bens.
Por que fazer o inventário patrimonial?
A realização do inventário é o primeiro passo para quem deseja ter um controle patrimonial apurado. Essa tarefa tem uma importância tanto interna, para auxiliar na gestão, quanto externa, para prestar contas em auditorias. Entenda melhor os motivos para fazer esse controle:
Cumprir a legislação contábil
Primeiramente, o principal motivo pelo qual você deve realizar o inventário patrimonial é que ele é uma obrigação contábil. As normas nacionais (especialmente a partir da Lei nº 11.638/17) e internacionais determinam as formas de controle do ativo imobilizado.
Orientar a tomada de decisões
Além de obrigação legal, o inventário também é essencial para a gestão empresarial. É com esse instrumento que os gestores conhecem e avaliam o seu patrimônio em bens físicos, o que é determinante para uma tomada de decisões mais embasada e precisa.
Evitar compras desnecessárias
Um bom planejamento de compras exige que os gestores conheçam o seu patrimônio. Se já existem máquinas que realizam determinada atividade, por que comprar mais unidades? Talvez bastasse realocar de outro setor, por exemplo. Por outro lado, se um equipamento já está velho e não tem mais produtividade, o inventário patrimonial pode identificar a necessidade de uma nova compra.
Proteger o patrimônio da empresa
O controle patrimonial é necessário para identificar possíveis desfalques. Somente com um inventário preciso é possível constatar furtos e desvios dentro da empresa.
Monitorar o desempenho das máquinas
O inventário não só lista os bens, mas também registra as suas características, verificadas presencialmente pela equipe. Assim, é possível constatar o nível de desempenho de máquinas e equipamentos, que podem estar prejudicando a produtividade da empresa, bem como a necessidade de manutenção ou substituição.
Como fazer o inventário patrimonial?
Fazer o inventário patrimonial é uma atividade-chave para a gestão empresarial. Por isso, requer atenção para evitar erros. Veja agora os passos essenciais desse processo:
Contratar pessoal especializado
Para realizar uma atividade tão importante, você precisa contar com profissionais especializados na inventariação. Muitas empresas terceirizam esse serviço com equipes especializadas, que sabem fazer a contagem e a descrição adequada dos bens e garantam mais confiabilidade para os dados.
Utilizar etiquetas de patrimônio
Ao realizar o inventário patrimonial, é preciso registrar os bens que foram inventariados. Para isso, costumam ser afixadas etiquetas patrimoniais, que informam o número de registro daquele item e facilitam visualmente a sua identificação.
Registrar a descrição técnica
Além de afixar a etiqueta patrimonial, a equipe também deve coletar as características dos bens, informar onde eles estão localizados, observar o estado de conservação e registrar o regime de uso. Outra informação de registro importante são as fotos dos bens, que também podem ser realizadas nesse processo de inventariação.
Realizar o controle patrimonial em todos os futuros bens
Muitas vezes, a inventariação é realizada no momento de necessidade ― quando a empresa deve passar por uma auditoria, por exemplo. Mas, depois de organizar o inventário patrimonial, o ideal é realizar esse processo sempre que um bem é adquirido pela empresa. Assim, o controle é mantido sempre atualizado.
Em geral, os empresários entendem a importância de fazer o controle financeiro para cuidar do seu dinheiro, não é? Porém nem todos percebem a necessidade de controlar os seus bens, que também fazem parte do seu patrimônio. Agora, então, você já sabe a importância de fazer o inventário patrimonial e controlar os ativos imobilizados, o que também é essencial na gestão de um negócio.
Agora, leia mais sobre o que é e qual a importância da equação patrimonial de uma empresa.
