Na contabilidade de uma empresa, registrar as movimentações financeiras é uma atividade essencial. Por isso, você deve saber como fazer um recibo de pagamento, que é um dos registros mais importantes das rotinas contábeis.
O recibo de pagamento é um instrumento bastante utilizado no dia a dia das empresas. Trata-se de um documento que comprova o recebimento de determinada quantia por um vendedor.
Por isso, é importante tanto para quem compra quanto para quem vende, já que registra a relação estabelecida entre as partes.
Então, vamos detalhar agora por quê o recibo de pagamento é importante e como fazer esse documento da maneira correta. Acompanhe para saber:
O que é o recibo de pagamento?
Recibo de pagamento é um documento escrito que comprova o pagamento de determinada quantia. Por meio dele, um vendedor ou prestador de serviço declara ter recebido um pagamento de um comprador ou tomador de serviço.
Para entender bem como fazer um recibo de pagamento, é importante diferenciá-lo do pagamento da nota fiscal. O recibo não tem valor fiscal, por isso não vale como comprovante de recolhimento de impostos.
Por que usar recibos de pagamento?
Primeiramente, recibos de pagamento funcionam como instrumento de prova. Eles evitam futuras controvérsias sobre o pagamento ou sobre seu valor. No recibo, está registrada a transação e o valor, bem como a assinatura do recebedor.
Mas saber como fazer um recibo de pagamento também é necessário, porque esse documento tem grande importância para a organização financeira e a contabilidade das empresas.
Os recibos ajudam a organizar os recebimentos e pagamentos da empresa, já que eles registram o histórico de entradas e saídas e mostram de onde veio ou para onde foi o dinheiro.
Como dito, esse registro não é oficial e nem tem valor fiscal, mas serve para a área da contabilidade como um registro contábil, que depois será registrado nos relatórios contábeis.
Assim, sabendo como fazer um recibo de pagamento, nenhuma movimentação financeira ficará de fora das demonstrações.
Por isso, recomenda-se que as empresas solicitem um recibo sempre que realizarem um pagamento a alguém (a um prestador de serviço ou fornecedor, por exemplo) ou emitam um recibo quando venderem a outras pessoas físicas ou jurídicas.
Assim, você evita qualquer problema futuro e ainda facilita sua gestão financeira e contábil.
Tipos de recibos de pagamento
Não existe um modelo oficial de recibo de pagamento. Você encontra diversos tipos de recibos em papelarias, dependendo da finalidade a que eles se destinam.
Geralmente há um modelo “geral”, que pode servir para diversos fins, mas também existem outros tipos específicos:
- Recibo de pagamento por serviços autônomos;
- Recibo de pagamento a transportador autônomo;
- Recibo de pagamento de empregado(a) doméstico(a);
- Recibo de pagamento com cheque;
- Recibo de pagamento em parcelas;
- Recibo de salário;
- Recibo de aluguel.
Independentemente do tipo de recibo, o ideal é adotar um modelo com canhoto. Assim, o emitente pode manter o controle dos pagamentos, já que fica com o registro no canhoto.
Como fazer um recibo de pagamento?
Recibos de pagamento podem ser encontrados em papelarias, como dissemos. Nesse caso, os campos já estão pré-definidos, e basta preenchê-los.
Mas você também pode elaborar o seu próprio modelo, conforme as suas necessidades. O importante é que ele contenha as informações essenciais da transação para fins de registro.
O que deve constar no recibo?
Estes são os dados básicos de um recibo:
- Título (“recibo de pagamento”, “recibo de pagamento a prestador de serviço” etc.);
- Dados de quem recebeu o valor (nome, endereço, CPF etc.);
- Dados de quem realizou o pagamento (nome, endereço, CPF etc.);
- Descrição do produto ou serviço referente ao pagamento;
- Valor que foi recebido;
- Local, data e assinatura.
Quem assina o recibo?
O recibo deve ser assinado por quem recebe o pagamento. Afinal, o recibo é uma declaração de recebimento daquele valor.
Quem fica com o recibo?
O recibo fica com quem realizou o pagamento, para evitar que o vendedor reivindique um pagamento que já tenha sido realizado (e que está comprovado no recibo).
Mas o ideal é que o emitente (ou seja, quem recebeu o pagamento) fique com um canhoto ou uma cópia do recibo, que ateste a transação e o valor do pagamento.
Veja um modelo de recibo que você pode utilizar ou adaptar para o seu negócio:
Eu, (nome), (nacionalidade), inscrito(a) no CPF nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome), (nacionalidade), inscrito(a) no CPF nº (informar) e no RG nº (informar), a importância de R$ XX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento de (especificar o produto ou serviço em questão).
(Localidade), (dia) de (mês) de (ano).
(Assinatura)
(Nome do recebedor)
Então, agora você já sabe como fazer um recibo de pagamento corretamente! Esse tipo de registro costuma gerar dúvidas nos empreendedores, especialmente aqueles que estão iniciando seus negócios.
Por isso, é bom contar com a ajuda de profissionais que auxiliem nos primeiros passos das finanças e da contabilidade.
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