Uma empresa tem diversas obrigações e o não cumprimento delas pode causar grandes transtornos para o negócio. Aliás, muitas delas não são do conhecimento de grande parte dos gestores e, assim, são pegos de surpresa.
Ao fazer alguma consulta na Receita Federal ou tentar fazer algum cadastro, muitos empreendedores são informados de que o seu CNPJ está inapto. Mas, o que isso significa de fato e como regularizar uma empresa inapta?
Se você também tem essa dúvida, continue com a gente para saber tudo sobre o assunto!
Afinal, o que é uma empresa inapta?
De acordo com a Receita Federal, uma empresa é considerada inapta quando não apresenta demonstrativos e declarações por, pelo menos, dois anos consecutivos. Quando isso ocorre, ela fica incapacitada de realizar transações comerciais e traz diversos outros riscos.
A seguir, conheça melhor os tipos de situação cadastral em que as empresas podem se encontrar:
- ativa — o CNPJ está regular, não há problemas judiciais nem débitos pertinentes em aberto;
- suspensa — alguma obrigação fiscal ou jurídica não foi cumprida;
- baixada — a empresa foi fechada pelo empreendedor ou, até mesmo, pela Receita Federal após 5 anos sem apresentação de informações jurídicas e fiscais;
- nula — há inconformidade de dados, duplicidade na Inscrição Municipal ou Estadual, suspeita de fraudes, ou outros fatores;
- inapta — a empresa deixou de cumprir com suas obrigações legais por 2 ou mais anos consecutivos.
Para saber como está a situação cadastral da sua empresa, basta acessar o site da Receita Federal, informar o seu CNPJ e clicar em “consultar”.
É importante frisar que uma empresa com CNPJ suspenso ou inapto pode ser regularizada, enquanto a baixada ou nula não há como regularizar sua situação.
O que torna um CNPJ inapto?
Como você viu, quando uma empresa deixa de apresentar demonstrativos e declarações por 2 ou mais anos consecutivos, ela é considerada inapta. Mas que documentos são esses? Abaixo, veja a lista de documentos que, quando não entregues no período correto, tornam uma empresa inapta:
- Declaração Simplificada de Pessoa Jurídica — DSPJ;
- Declaração de Créditos e Débitos Tributários — DCTF;
- Escrituração Contábil e Fiscal — ECF;
- Relação Anual de Informações e Salários — RAIS;
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Programa Gerador de Documento de Arrecadação do Simples – Declaratório — PGDAS-D);
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (para os optantes pelo Simples Nacional) — DEFIS;
- Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual (para quem é MEI) — DASN-SIMEI.
Qual a diferença entre CNPJ inapto e CNPJ inativo?
A semelhança dos termos causa confusão e dúvidas em muitos empreendedores, mas são situações diferentes. Como já vimos, uma empresa inapta é aquela que não apresenta demonstrativos e declarações de contabilidade por 2 anos consecutivos.
Por sua vez, uma empresa inativa é aquela que passa um mês sem realizar as seguintes atividades:
- financeiras;
- operacionais;
- não operacionais;
- patrimoniais.
Ou seja, uma empresa inativa é aquela sem movimentação por ao menos um mês. Logo, um negócio que eventualmente não realizar alguma transação por esse período será classificado como inativo.
Quais são as consequências de manter um CNPJ inapto?
A norma mais importante que estabelece orientações sobre uma empresa inapta é a Instrução Normativa RFB 18638/2018. Segundo essa legislação, há as seguintes restrições para um CNPJ inapto:
- impedimento de participar de novas inscrições;
- nulidade de documentos fiscais;
- possibilidade de baixa de ofício de inscrição;
- responsabilidade dos sócios pelos débitos em cobrança;
- invalidade da utilização da inscrição para fins cadastrais.
Desse modo, uma empresa com CNPJ inapto não consegue cumprir com suas atividades regulares, pois fica incapacitada de emitir notas fiscais, movimentar contas bancárias e realizar operações comerciais.
Além disso, o empreendedor pode perder o CNPJ e ter a empresa inscrita no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Federais — Cadin —, que impede que negócios inadimplentes funcionem.
Outro ponto importante é que um CNPJ inapto traz prejuízos financeiros e de imagem ao negócio, bem como aos que fazem parceria e negociam com ele. Por esse motivo, é fundamental estar sempre com as obrigações em dia.
Então, como regularizar uma empresa inapta?
Estar com a situação cadastral da empresa como inapta é algo que traz grandes transtornos para o negócio. Mas, como regularizar essa situação? Nós elaboramos um passo a passo. Confira!
1. Descubra quais são as pendências
O primeiro passo é saber, especificamente, quais são as pendências legais que fizeram com que o CNPJ se tornasse inapto. Para isso, o contador ou o responsável pelo registro pode acessar o portal do e-CAC para analisar a situação e saber quais documentos devem ser apresentados ao órgão regulador para normalizar a situação. Outra opção é solicitar um extrato de pendências diretamente no site da Receita Federal ou de forma presencial, no domicílio fiscal em que a empresa está registrada.
2. Providencie a documentação
Depois de saber o que levou o seu CNPJ a ser classificado como inapto, é preciso providenciar os demonstrativos e declarações em atraso e enviar à Receita Federal. Isso pode ser feito pelo próprio site do órgão.
Se você é um MEI, então você mesmo pode regularizar a situação do seu cadastro pelo site do Simples Nacional. Porém, quem for enquadrado no regime tributário do Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido, o ideal é contar com os serviços de um contador, pois as declarações e obrigações legais são mais complexas.
3. Pague os débitos em atraso
O último passo é quitar os débitos junto à Receita Federal. Vale ressaltar que somente após o processamento dos pagamentos é que o cadastro será considerado ativo novamente.
Além dos débitos da documentação encaminhada, há multa para entregas fora do prazo. Em geral, o valor é de R$ 200, mas pode variar dependendo do tipo de empresa e da situação fiscal.
Contudo, a Receita Federal oferece um desconto de até 50% caso o pagamento seja realizado dentro de 30 dias.
Pronto, agora você já sabe como regularizar uma empresa inapta! Como você viu, é importante fazer isso o quanto antes, pois até a sua conclusão, sua empresa não poderá operar normalmente, trazendo grandes prejuízos e, até mesmo, risco de perder o CNPJ.
E para evitar que esse e outros transtornos surjam, é fundamental contar com o auxílio de especialistas no assunto. Aqui na Contabilivre nós cuidamos de toda gestão contábil e fiscal de sua empresa e regularizamos sua empresa, caso esteja com a situação de inaptidão. Então, entre em contato conosco agora mesmo e saiba como nós da Contabilivre podemos ajudar o seu negócio!
