Manter uma empresa regularizada é fundamental para que ela possa manter suas atividades. Mas, para isso, é preciso cumprir uma série de exigências legais e tributárias. Entre as tributárias, há dois tipos de obrigações: acessórias e principais.
No entanto, muitos empreendedores e gestores ainda têm muitas dúvidas com relação a elas. Se esse também é o seu caso, não se preocupe. A gente preparou este conteúdo completo para explicar tudo o que você precisa saber. Acompanhe!
O que são obrigações acessórias?
Também chamadas de declarações acessórias, são documentos que devem ser entregues mensalmente, trimestralmente ou anualmente ao Governo. Vale lembrar que há obrigações acessórias tanto da esfera federal quanto das estadual e municipal.
Como o próprio nome sugere, são declarações auxiliares exigidas pelas autoridades para que obtenham informações referentes às operações da empresa. Ou seja, são relatórios (eletrônicos, em sua maioria) com dados importantes e que foram utilizados para apurar os impostos, encargos e contribuições do negócio, que constituem a obrigação principal.
É importante ressaltar que os tipos e a quantidade de obrigações acessórias variam de acordo com o tipo de atividade e regime tributário de cada empresa.
Qual a diferença entre obrigações acessórias e principais?
Como citamos no início, há dois tipos de obrigações que uma empresa precisa cumprir: acessórias e principais. Entender a diferença entre elas é bastante simples. Obrigações principais são aquelas que tem como objetivo o pagamento de algum tributo, como impostos, taxas, contribuições, entre outros.
Um bom exemplo é o pagamento do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ), da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins), entre outras.
Por sua vez, as obrigações acessórias são relatórios fornecidos ao Governo para ajudar na fiscalização, ou seja, para comprovar que sua empresa está cumprindo com todas as regras fiscais que sua atividade exige.
O não cumprimento das obrigações acessórias dentro do prazo correto podem gerar multas (obrigações principais) e, em alguns casos, problemas ainda mais graves para a sua empresa. Para evitar que isso aconteça, é extremamente importante fazer uma boa gestão contábil.
Quais são as obrigações acessórias?
Nós comentamos que as obrigações acessórias variam de acordo com o regime tributário de cada empresa. Contudo, algumas são comuns a todos eles. São elas:
- EFD ICMS/IPI — Escrituração Fiscal Digital, conhecida como SPED Fiscal, que contém as escriturações dos documentos fiscais, registros e apuração dos impostos;
- SEFIP/GFIP — Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, que origina a GFIP, que é a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço;
- CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
- ECD — Escrituração Contábil Digital (obrigatória para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido. Já para empresas do Simples Nacional, sua entrega é facultativa);
- ECF — Escrituração Contábil Fiscal;
- DIRF — Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
- RAIS — Relação Anual de Informações Sociais.
No entanto, algumas obrigações acessórias são obrigatórias apenas para alguns regimes tributários. A seguir, confira quais são elas.
Simples Nacional
Voltado para empresas de pequeno e médio porte, a guia do Simples Nacional compreende o recolhimento dos seguintes impostos: PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, CPP, entre outros. Além disso, é preciso cumprir as seguintes obrigações acessórias:
- DEFIS — a Declaração de Informações Econômicas e Fiscais tem como objetivo a declaração das despesas ao longo do ano, distribuição societária dos sócios, quantidade de empregados no período, entre outros. Seu prazo de entrega é até o dia 31 de março de cada ano subsequente;
- DAS — o Documento de Arrecadação do Simples Nacional é o imposto calculado mensalmente sobre o faturamento do seu negócio. Se a empresa não teve movimento no mês, fica isenta do pagamento deste imposto;
- DIRF — a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte deve ser enviado mensalmente pelas empresas que fazem a retenção do IRRF, e refere-se aos rendimentos pagos a pessoas físicas;
- DESTDA — a Declaração de Substituição Tributária Diferencial de Alíquotas e Antecipação é uma obrigação mensal para o recolhimento de ICMS (Imposto sobre circulação de Mercadorias e Serviços).
Lucro Presumido
As empresas enquadradas no Lucro Presumido contam com uma quantidade maior de obrigações acessórias, que variam conforme a atividade de cada empresa. Além da Escrituração Fiscal Digital (EFD), SPED Fiscal, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), há as seguintes obrigações:
- DES — a Declaração Eletrônica de Serviços deve ser feita por empresas prestadoras de serviço e entregue ao órgão municipal. Por não ser uma obrigação federal nem estadual, é preciso informar-se junto à prefeitura se ela deve ser feita. Afinal, algumas não exigem sua declaração. Seu objetivo é demonstrar todos os serviços que foram prestados no período de um mês.
- DCTF — a Declaração de Débitos Tributários Federais é uma declaração de competência da União. Deve ser emitida anualmente com a relação de todos os tributos recolhidos no exercício anual anterior;
- EFD Contribuições — a Escrituração Fiscal Digital Incidentes sobre a Receita é de natureza federal e faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Seu objetivo é declarar as contribuições para o PIS/Pasep, Cofins e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta. Desse modo, inclui empresas de comércio, serviços e indústrias;
- GIA Estadual — a Guia de Informações e Apuração Estadual consiste no envio de dados sobre a apuração e recolhimento do ICMS pelas empresas. Porém, somente as empresas com inscrição estadual é que tem a obrigação de enviá-la;
- GIA — a Guia de Informações e Apuração de Substituição Tributária corresponde à apuração do recolhimento do ICMS-ST. Desse modo, somente as empresas que vendem produtos correspondentes aos regimes de Substituição Tributária é que estão sujeitas à sua emissão;
- LFE — o Livro Fiscal Eletrônico contempla somente as empresas que estão situadas no Distrito Federal e serve para comprovar o recolhimento do ICMS ou ISS;
- SISCOSERV — trata-se do Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio. Essa obrigação se refere aos serviços de importação e exportação. Portanto, só se destina a empresas que trabalham com esse tipo de atividade.
Lucro Real
Empresas do regime tributário Lucro Real também contam com obrigações acessórias. Além da DES, GIA, DCTF e EFD, há as seguintes:
- Sintegra — Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços, que deve ser pago por empresas com recolhimento do ICMS e que utilizam o PED (Processamento Eletrônico de Dados) para emissão dos documentos fiscais;
- EFD ICMS/IPI —substitui a escrituração de livros físicos, como Registro de Apuração do IPI, Registro de Entradas de Inventário, Registro de Apuração do ICMS, entre outros;
- SEFIP/GFIP — sistema de recolhimento do FGTS junto à Previdência Social;
- CAGED — para informações admissões e demissões de funcionários CLT;
- ECD — Escrituração Contábil Digital;
- ECF — Escrituração Contábil Fiscal;
- DIRF — Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte;
- RAIS — Relação Anual de Informações Sociais.
Como você viu, há diversas obrigações acessórias cujo envio é obrigatório de acordo com o regime tributário da sua empresa, e a não emissão desses relatórios pode causar grandes transtornos e até multas para o seu negócio. Portanto, o ideal é contar com um escritório de contabilidade de confiança para fazer a gestão contábil do seu empreendimento.
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