Se você trabalha no meio empreendedor, certamente já ouviu falar sobre o recibo provisório de serviço (RPS). Esse tipo de documento funciona como uma comprovação da prestação de um serviço antes que a nota fiscal seja emitida. Logo, é um instrumento muito importante para situações em que você está com o sistema fora do ar ou com alguma dificuldade na hora de realizar a emissão.
Assim como qualquer outro documento, é importante entender como ele funciona, quais informações devem aparecer e como efetuar a emissão do RPS. Para saber mais sobre esse assunto e descobrir como esse documento pode ser utilizado para facilitar o dia a dia do seu negócio, siga a leitura e confira nosso artigo!
O que é o Recibo Provisório de Serviço (RPS)?
O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento que conta com dados sobre o tomador e o prestador de serviços e pode ser utilizado para substituir de forma temporária uma nota fiscal – NFS-e.
Desse modo, caso a sua empresa esteja impossibilitada, por um motivo qualquer, de emitir uma nota fiscal, o RPS é uma alternativa interessante para não ter problemas fiscais. Porém, vale ter atenção ao seu prazo, para evitar multas e prejuízos financeiros.
Além das informações sobre o tomador e o prestador, também é necessário incluir os dados sobre o serviço prestado, pois eles serão usados para emitir a nota fiscal em um outro momento.
Como o RPS funciona?
Após entender o que é RPS e para que ele serve, o próximo passo para descobrir como usar esse documento na prática é saber sobre o seu funcionamento. Ou seja, é preciso saber quando utilizar, de que forma solicitar e se ele substitui uma nota fiscal. Explicamos esses pontos em detalhes, a seguir.
Saiba quando utilizar
Provavelmente, você já passou por alguma instabilidade no sistema de emissão de nota fiscal ou com sua rede de internet. Essas ocasiões podem trazer dúvidas sobre o que deve ser feito. É aí que entra em cena o RPS.
Ele é útil para essas situações. Assim, você mantém a obrigação de emitir um documento para comprovar o serviço prestado e, em outro momento, quando a instabilidade acabar, pode proceder com a emissão da nota fiscal de serviço eletrônica.
Entenda como solicitar
É importante saber que o Recibo Provisório de serviço (RPS) precisa ser solicitado e ter seu uso aprovado junto a prefeitura do seu município com antecedência. Logo, é necessário se planejar e fazer a solicitação junto ao órgão responsável antes de precisar usá-lo.
Para saber mais sobre o modelo padrão para emitir e os procedimentos de solicitação, é válido consultar a legislação municipal. Nela, você encontrará dados sobre como ele deve ser confeccionado e quais são os passos para posterior conversão para NFS-e.
Descubra se substitui a nota fiscal
Como o nome sugere, o RPS é provisório e deve ser utilizado apenas em situações emergenciais, nas quais não é possível fazer a emissão da nota fiscal. Por isso, é importante ter cautela na sua emissão.
Esse cuidado é necessário, pois você terá que fazer a conversão do recibo para uma nota fiscal dentro do prazo estabelecido. Caso perca o prazo, podem ocorrer multas. Portanto, organize-se para evitar qualquer tipo de prejuízo financeiro.
Veja qual é o prazo de conversão da RPS para a NFS-e
Como você viu acima, perder o prazo de conversão pode gerar multas. Isso acontece porque os recibos precisam ser substituídos pela nota fiscal, dado o caráter provisório que apresentam.
Em geral, o prazo para realizar essa conversão é de até 5 dias após o RPS ser emitido. Esse período pode variar conforme as cidades, por isso, é fundamental consultar a legislação da sua prefeitura.
Saiba como realizar essa conversão
O processo de conversão tende a ser bem simples e é realizado por meio do sistema da prefeitura do seu município. Para isso, você vai precisar ter em mãos os dados do RPS em XML.
Após isso, basta enviá-los por meio do sistema e gerar a Nota Fiscal de Serviços. Como dito, a falta desse processo pode gerar algumas complicações, portanto, é crucial ter atenção para não enfrentá-las.
Como realizar a emissão do RPS?
Como tal documento substitui provisoriamente a nota fiscal, o RPS deve ser sempre gerado em um sistema informatizado. A emissão deve ser realizada conforme estabelecido pelas normas de cada prefeitura em que ele é emitido.
Isso ocorre pelo fato do ISS ser de responsabilidade municipal e as notas fiscais estarem ligadas a esse tributo. Portanto, além das prefeituras serem responsáveis por determinar a estrutura da nota fiscal, elas também determinam qual padrão o recibo provisório deve apresentar.
Geralmente, a cidade conta com um sistema que já está em conformidade com os padrões necessários e permite tanto uma comunicação síncrona quanto assíncrona para o envio desse documento.
No primeiro caso, a emissão é feita pela empresa e validada no próprio sistema por meio da comunicação entre a empresa e o município. Já no caso assíncrono, a verificação ocorre posteriormente à efetivação da negociação, sendo mais tarde validado pelo Fisco Municipal.
Vale destacar que esse recurso deve ser explorado apenas nos casos em que há indisponibilidade do sistema de emissão de NF.
Por fim…
Agora você já sabe como funciona o Recibo Provisório de Pagamento! Esse tipo de documento costuma gerar dúvidas nos empreendedores, especialmente aqueles que estão iniciando seus negócios.
Por isso, é bom contar com a ajuda de profissionais que auxiliem nos primeiros passos, como por exemplo, uma contabilidade. Se você quer uma ajuda para isso, conte com a Contabilivre.
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