O certificado digital é um instrumento essencial para a segurança e a integridade de transações no ambiente virtual. Por meio dele, empresas e pessoas físicas podem assinar documentos com validade jurídica, além de realizar operações online com maior sigilo e segurança de dados.
Dessa forma, ele é essencial para a área contábil, uma vez que trabalha com documentos, normas e transações que requerem alto nível de confidencialidade e agilidade. O mesmo vale para empresas que de forma obrigatória ou opcionalmente precisam realizar atividades e assinar documentos. Continue a leitura e saiba mais sobre a relação do certificado digital com a contabilidade.
O que é um certificado digital?
O certificado digital é um instrumento criado para assinar documentos no meio virtual, imprimindo-lhes validade jurídica. Ele serve como uma identidade digital de uma empresa ou pessoa física, permitindo identificá-las por meio de assinatura eletrônica ou forma de acessos a sites do governo. Seu propósito é assegurar maior autenticidade e segurança às operações online.
No Brasil, dois exemplos de certificado digital são o e-CPF (pessoas físicas) e o e-CNPJ (pessoas jurídicas). Além disso, há diferentes modelos de certificação digital divididos em grupos, sendo os mais comuns os da série A e série S.
Os mais usados do primeiro conjunto são o A1 e o A3. O primeiro pode ser armazenado na nuvem ou em dispositivos eletrônicos (tablets, smartphones, computadores), tendo validade inicial de um ano. É gerado e instalado exclusivamente em computador, sendo que gera um par de chaves para a estação de trabalho e pode ser compartilhado.
Já o segundo pode ser armazenado em smart cards, tokens e outros equipamentos eletrônicos tipo pen-drives. No caso, ele cria um par de chaves para a mídia criptográfica usada. Sua validade é de três anos.
Os certificados da série S servem para criptografar documentos e mensagens, os quais serão enviados e compartilhados no ambiente digital. Sendo assim, os seus dados não ficam expostos e podem ser acessados apenas pelos que detêm uma chave privada específica.
Como curiosidade, há certificados do tipo T, os quais possibilitam registrar hora, dia e identificação dos autores que assinaram documentos eletrônicos. Trata-se de certificados de tempo.
Vale destacar que a emissão dos certificados digitais é feita por Autoridades Certificadoras (AC). Isso é realizado com a intermediação das Autoridades de Registro (AR), as quais agrupam a documentação necessária para a criação de cada certificado digital. Já a fiscalização disso fica a cargo da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil), que checa as pessoas cadastradas pelo Instituto de Tecnologia da Informação (ITI).
Qual a relação de um certificado digital com a contabilidade?
A contabilidade é a área responsável pelos registros de transações, documentações e informações financeiras, fiscais, contábeis, etc. Por isso, lida diretamente com uma ampla gama de operações que demandam segurança, autenticidade e agilidade. Nesse caso, os certificados digitais são essenciais.
Eles permitem utilizar documentos online com validade jurídica, o que otimiza tempo e esforço. Outros benefícios são:
- facilitar a organização de registros e arquivos da empresa;
- transmitir declarações fiscais e obrigações acessórias, como Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e Escrituração Contábil Digital (ECD);
- assinar balanços, demonstrações financeiras e outros documentos contábeis que estejam em formato digital;
- realizar transações bancárias;
- acessar portais e serviços online governamentais, como o Sistema Integrado de Comércio Exterior (SISCOMEX), vinculado à área de conectividade social da Caixa Econômica Federal (CEF) para envio do FGTS. Também há o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), o qual disponibiliza serviços da Receita Federal;
- acessar o portal para transmissão do E-Social e cadastros como DET – Domicílio Eletrônico Trabalhista.
Qual o papel do certificado digital para empreendedores e a contabilidade online?
Os certificados digitais trazem certas facilidades e proteções para pessoas jurídicas e suas contabilidades, que precisam estar com a comunicação e obrigações legais e fiscais em dia, afinal, a contabilidade e o empreendedor são parceiros e precisam contar com a confiança de executar as rotinas para o sucesso do negócio.
Os certificados permitem assinar documentos de maneira remota, o que é importante, por exemplo, para nômades digitais ou pessoas que trabalham no modelo home office e até de forma remota em viagens a trabalho.
As empresas necessitam do certificado para envio de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, como os itens do e-Social. Inclusive, isso serve para o Seguro-Desemprego Web e a Guia de Recolhimento do FGTS.
Outra importância do certificado digital é para empresas no ramo de venda de produtos, seja loja física ou E-commerce. Para esses CNPJs, a emissão de notas fiscais é de uso obrigatório do E-CNPJ modelo A1 ou A3. Além disso, temos a sua relevância também na comunicação e na transmissão de declarações ao estado.
O PJ que atua como empreendedor digital, especificamente como MEI, também deve ficar atento. Isso porque, em alguns estados, é preciso ter certificados para se manter regularizado com as autoridades governamentais.
Quais as preocupações contábeis?
Basicamente, podemos dizer que as preocupações contábeis de quem atua com essa vertente de trabalho são muito similares a outros tipos de negócios. Veja alguns exemplos:
- assinar e emitir notas fiscais eletrônicas (NF-es);
- assinar e emitir Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es), Manifestações de Destinatário, entre outros documentos;
- declarar o imposto de renda — vale destacar que o software oficial da Receita Federal voltado para pessoas físicas, o IRPF, também permite a utilização de certificado digital. Isso simplifica o preenchimento e o armazenamento de dados;
- enviar documentos online com informações sigilosas com maior segurança;
- utilizar os serviços online governamentais, como os que possibilitam a emissão de certidões negativas de débito;
- realizar logins em meios virtuais, como os mencionados portais e serviços governamentais;
- realizar procurações no E-Cac e outros sites para assinatura digital do Contador.
Todos esses serviços contábeis são garantidos por certificados digitais. Se tiver dificuldades em lidar com eles, saiba que a Contabilivre pode ajudar você, além de contribuir com outros aspectos do seu negócio.
Por exemplo, a implementação de uma contabilidade online otimiza a sua gestão de documentos e transações fiscais, simplificando e agilizando os processos relacionados. Dessa forma, você poderá direcionar mais tempo e esforço para o foco do seu negócio. Além, é claro, de ajudarmos você a entender e utilizar melhor o certificado digital.
E, mesmo que ainda não tenha formalizado o seu negócio, saiba que podemos auxiliá-lo. Confira nossos serviços projetados para ajudar você a abrir e formalizar a sua empresa!
