A emissão de notas fiscais faz parte da rotina de todas as empresas, incluindo as digitais — principalmente hoje, com a facilidade em realizar transações comerciais pela internet. Entretanto, como existem muitas regras sobre o tema e a não conformidade pode gerar problemas com o fisco, os gestores devem saber bem quais tipos de notas fiscais são mais interessantes para o negócio.
Para isso, é fundamental compreender as diferenças, as obrigatoriedades e outros detalhes pertinentes a esse campo. Se você precisa dessas informações para alavancar seu negócio, basta continuar a leitura deste artigo e entender tudo sobre os tipos de notas fiscais. Vamos lá?
Quais os principais tipos de notas fiscais?
Abaixo, você conhece os principais tipos de notas fiscais para escolher qual se adequa melhor ao segmento e aos objetivos do seu negócio.
1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
A Nota Fiscal Eletrônica é usada para documentar operações de circulação de mercadorias, tanto de venda quanto de transferência dentro do território nacional. É obrigatória para empresas que realizam operações de venda de produtos e é a mais abrangente de todas, incluindo desde o comércio varejista até grandes atacadistas.
2. NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
Esse tipo de nota fiscal é voltado à prestação de serviços de uma empresa para outra ou para pessoas físicas e até mesmo para o exterior, como, por exemplo, serviços de consultoria, contabilidade, tecnologia, publicidade e transporte de passageiros. Ela é muito importante para comprovar a regularidade da transação e da prestação de serviços.
3. NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
Substituindo o cupom fiscal, a NFC-e é emitida no varejo para registrar a venda direta de produtos ao consumidor final. Por ser mais moderna e eficiente, agilizando o processo de vendas no varejo, ela é perfeita para lojas físicas e comércio eletrônico, abrangendo boa parte das operações desses nichos.
4. CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
Esse é um documento fiscal utilizado para registrar operações de transporte de cargas, sendo obrigatório para empresas de transporte rodoviário, ferroviário, aéreo e aquaviário. Além disso, deve ser empregado no frete de cargas entre estados ou municípios, documentando o trajeto da mercadoria e garantindo a tributação correta do ICMS.
5. DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)
O Danfe não é exatamente um tipo de nota fiscal eletrônica, mas sim um documento complementar utilizado para acompanhar as operações de venda ou circulação de mercadorias registradas em uma NF-e. Porém, pode ser que sua empresa precise lidar com ele em vários cenários.
6. NF-e de Aquisição de Mercadoria Estrangeira (NFe-Imp)
Esse modelo serve como registro da entrada de mercadorias importadas no Brasil, substituindo a Nota Fiscal de Importação (NFI). Ela só é útil a empresas que lidam com aquisição de mercadorias estrangeiras, mas é importante ter conhecimento sobre sua existência e funcionalidade em caso de surgir uma demanda desse tipo.
7. NFe-e (Nota Fiscal Eletrônica de Energia Elétrica)
Específica para o setor elétrico, essa nota fiscal registra a comercialização de energia elétrica entre empresas geradoras, distribuidoras e consumidoras.
Qual tipo é mais indicado para cada tipo de empresa?
Agora que você conhece os principais tipos de notas fiscais, precisa entender qual deles é indicado para a sua empresa. Dessa forma, poderá ficar em dia com o fisco e obter os benefícios fiscais mais interessantes. Confira!
Varejistas
A NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é a escolha perfeita para lojas físicas e virtuais que vendem produtos, desde roupas e acessórios até eletrodomésticos e móveis, uma vez que ela já inclui a cobrança de ICMS e abrange a maior parte das operações rotineiras desse tipo de empresa.
Prestadores de serviços
Se sua empresa oferece serviços como consultoria, assessoria, transporte de passageiros ou aulas particulares, a NFS-e é a nota fiscal mais indicada. Dessa forma, você atesta que, apesar de não ser uma entrega tão tangível quanto um produto, você está pagando seus tributos devidamente.
Transportadoras
A escolha mais óbvia para quem lida com transporte de produtos é a CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Afinal, ela garante a documentação fiscal correta e o acompanhamento do trajeto da mercadoria, desde a coleta até a entrega.
Setor elétrico
Empresas que trabalham com distribuição, geração ou comercialização de energia elétrica de qualquer natureza devem adotar a NFe-e (Nota Fiscal Eletrônica de Energia Elétrica). Ela abrange todos os tributos pertinentes a esse segmento, sem prejudicar a relação da marca com o fisco.
Outras empresas
Da mesma forma que existe um grande volume de negócios legais que precisam utilizar notas fiscais em suas operações, existem também tipos de notas fiscais mais abrangentes. Veja alguns exemplos:
- NF-e de Aquisição de Mercadoria Estrangeira (NFe-Imp): este tipo registra a entrada de mercadorias importadas no Brasil, substituindo a Nota Fiscal de Importação (NFI);
- NF-e de Devolução de Mercadoria (NFe-Dev): documenta a devolução de mercadorias por vício, desistência da compra ou outro motivo;
- NF-e de Entrada de Mercadoria com Transposição de Estado (NF-e): Recebeu mercadorias de outro estado? A NF-e de Entrada registra essa operação, descartando a necessidade de uso da Nota Fiscal de Entrada (NFe);
- NF-e de Saída de Mercadoria com Transposição de Estado (NF-e): NF-e de Saída é voltada para operação, substituindo a Nota Fiscal de Saída (NFS) em casos de deslocamento de mercadorias para outros estados.
- NF-e de Complemento de Nota Fiscal (NF-e Comp): serve para adicionar dados à nota fiscal original — descontos, adiantamentos e alterações, por exemplo;
- NF-e de Ajustamento de Nota Fiscal (NF-e Aj): se você errar alguma informação em uma nota já emitida, basta utilizar uma NF-e deste tipo para retificar qualquer dado incorreto.
Como emitir notas fiscais?
Cada um dos tipos de notas fiscais pode ter passos específicos para sua emissão, incluindo o momento certo e dados próprios. Uma NFC-e, por exemplo, deve ser emitida no ato da venda, enquanto uma NFe-e exige discriminação da quantidade de energia elétrica comercializada.
Ainda assim, de maneira geral, os principais passos e requisitos são:
- CNPJ válido: sem ele, a emissão de NF-e é impossível.
- Certificado digital: garante a autenticidade e segurança das informações.
- Software de emissão: diversas opções online e offline estão disponíveis no mercado.
- Acesso à internet: conexão estável é essencial para o envio das NF-es à Receita Federal.
- Cadastro na SEFAZ: cadastre-se no portal da Secretaria de Fazenda do seu estado para obter credenciais de acesso.
- Cadastro Municipal: cadastre-se na prefeitura onde está sediada sua empresa para obter acesso ao emissor municipal da sua prestadora de serviços.
Por fim, vale dizer que a obrigatoriedade de emitir notas fiscais varia de acordo com o regime tributário e porte da empresa, natureza da operação e até região em que ela se encontra. Portanto, o principal é contar com o suporte de um contador experiente para assegurar o melhor para a saúde tributária da pessoa jurídica. Além disso, um sistema capaz de automatizar todos esses passos deve fazer parte de empresas que querem facilitar o processo, evitando multas e outras sanções legais.
Se você gostou do artigo, mas ainda tem dúvidas sobre o assunto, não se preocupe. Temos um conteúdo completo que ajuda você a escolher o melhor contador para sanar todas as suas dúvidas e ajudar com a parte fiscal da sua empresa.
