A guarda de documentos empresariais, sejam documentos físicos ou digitais, é um cuidado fundamental para manter sua empresa segura e resguardada de qualquer situação imprevista. Dentre os mais importantes, estão aqueles relacionados à contabilidade, ao pagamento de contas e aos comprovantes de transações que foram realizadas.
Eles precisam ficar disponíveis por alguns períodos tanto para as atividades de comprovação, como para auditorias futuras. Entretanto, ainda há muitas dúvidas sobre quais os prazos que precisam ser respeitados, além da forma de armazenamento correta para evitar perdas ou extravios.
Se você quer saber quais documentos devem ser preservados e qual o tempo adequado para cada um deles, continue a leitura.
Qual a importância de armazenar documentos empresariais?
O armazenamento dos documentos pertinentes à empresa é muito importante para garantir a segurança jurídica do negócio. Isso porque existem informações que podem ser solicitadas a qualquer momento por órgãos fiscalizadores ou em processos legais.
Por isso, é importante fazer uma boa gestão dessas documentações na empresa a fim de evitar qualquer surpresa desagradável. Há ainda diversas vantagens de investir em soluções que facilitem esse gerenciamento, como:
- simplificação, organização e controle de dados importantes;
- agilidade nas tarefas diárias e buscas que se fazem necessárias;
- otimização do uso do espaço da empresa;
- redução de custos e evitamento de pagamentos de multas e juros;
- auxílio na realização do descarte de documentos desnecessários.
Como você pode perceber, há diversos benefícios em armazenar os documentos e na boa gestão deles. Além disso, é importante conhecer os prazos pelos quais eles devem ser armazenados.
Quais são os principais documentos que devem ser armazenados?
Os principais documentos empresariais que devem ser armazenados são referentes a contabilidade da empresa, como declarações, notas fiscais, registros financeiros, entre outros. Além disso, é importante guardar os documentos referentes a contratos de trabalho, como comprovantes trabalhistas, ficha de registro e recibos de salários.
Abaixo você confere os principais documentos e qual o prazo de armazenamento:
Documentos pertinentes aos tributos da empresa possuem o prazo de guarda previsto em torno de 5 anos. São alguns deles:
- Imposto de Renda (IR);
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
- Programa de Integração Social (PIS);
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Simples Nacional;
- Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
- Livros fiscais e contábeis;
- Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
- Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;
- Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos.
Documentos Trabalhistas e previdenciários:
Prazo de Guarda Permanente:
- Contrato de Trabalho;
- Livro ou ficha de registro dos colaboradores;
Prazo de Guarda de 30 anos:
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC);
Prazo de Guarda de 20 anos:
- Laudos técnicos de condições ambientais do trabalho (LTCAT).
Prazo de Guarda de 10 anos:
- Folha de pagamento;
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.
Prazo de Guarda de 5 anos:
- Contribuição previdenciária (GPS);
- Contribuição sindical (GRCSU);
- Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
- Relação Anual de Informações Sociais (Rais).
Prazo de Guarda de 2 anos:
- Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio.
Como armazenar os documentos com segurança?
Existem documentos que ficam por longos períodos guardados, como você pode ver. Por isso, é importante investir em medidas para mantê-los seguros e bem conservados. Entre as principais boas práticas estão:
- escolha um local adequado – ter um ambiente apropriado para fazer a guarda de documentos é importante para evitar extravios e manter a organização;
- use boas embalagens – armazenar os documentos em embalagens adequadas vai reduzir a ação do tempo;
- mantenha a limpeza em dia – essa prática garante que a organização esteja em dia, além de evitar a deterioração dos documentos;
- conte com suporte – fazer parcerias com empresas que fazem a gestão documental pode ser uma opção interessante;
- use a tecnologia – fazer a digitalização de tudo pode facilitar em diversos aspectos na gestão dos documentos.
Ao adotar essas dicas é possível aumentar a segurança dos documentos com relação a extravios, perdas ou ação do tempo. Ainda ajuda na melhora da gestão e organização deles. Contar com a tecnologia também traz vários benefícios. Saiba mais, a seguir.
Como o uso de documentos digitais facilita o dia a dia?
Contar com documentos digitais é uma ótima forma de guardar seus documentos empresariais, especialmente para corporações que produzem um grande volume de registros durante a realização de suas atividades.
Acesso facilitado
Primeiro, ao preservar seus registros em um ambiente virtual, você consegue ganhar eficiência e um acesso facilitado para encontrar os documentos que precisa. Existem diversas ferramentas de busca e recursos de indexação que podem ser usados para facilitar esse trabalho. Esse processo também evita o transporte e manuseio dos papéis por parte do pessoal autorizado.
Segurança e confidencialidade
Enquanto um documento físico pode ser facilmente acessado por qualquer colaborador de sua empresa, com a digitalização, apenas pessoas autorizadas podem visualizar as informações presentes em seus registros.
Além desse tipo de proteção, vale destacar que o armazenamento em nuvem preserva a integridade desses documentos em caso de problemas físicos como incêndios, enchentes e qualquer outra situação que possa inviabilizar seu uso.
Economia de recursos
O armazenamento físico, além de mais arriscado, exige um espaço significativo para o uso de armários e fichários necessários para catalogar todos os documentos da empresa. Isso significa que há diversos custos como impressão, papelaria, mobiliário e aluguel que poderiam ser economizados ao utilizar a armazenagem digital.
Como o sistema da Contabilivre simplifica a guarda de documentos?
Assim como toda a rotina contábil de uma empresa, a guarda de documentos também pode ser simplificada por meio do sistema da Contabilivre. Com um espaço exclusivo, você consegue armazenar os documentos importantes de sua empresa sem nenhuma preocupação com a sua integridade e acesso.
Além disso, a Contabilivre conta com um sistema otimizado que já revolucionou o dia a dia de mais de 7.000 empresas, colaborando para simplificar seus processos, gerar mais economia, aumentar a eficiência das atividades e trazer segurança para o armazenamento dos documentos que são importantes na gestão do seu negócio.
Viu como a guarda de documentos é uma atividade importante para manter os registros da sua empresa em ordem? Então sempre que surgirem situações em que a comprovação de algum procedimento é necessária, você consegue ter acesso com facilidade e segurança aos seus dados.
Portanto, não deixe de investir em ferramentas para simplificar a gestão desse tipo de documento.
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