Toda empresa pode desfrutar de ótimos benefícios ao ter um processo otimizado de lançamentos contábeis. Afinal, é por meio dessa atividade que todas as transações financeiras são formalmente registradas, atendendo a todos os requisitos contábeis da legislação.
Por meio disso, o negócio pode evitar diversas consequências negativas e realizar um monitoramento eficiente das finanças. No entanto, para atingir esse objetivo, é fundamental entender como é feito o processo dos lançamentos contábeis.
Neste artigo, entenda para que servem esses documentos e veja como elaborá-los da melhor maneira para a sua empresa!
O que é necessário para fazer o lançamento contábil?
Os lançamentos contábeis são peças-chave para ter acesso a um relatório financeiro realista e fiel à movimentação de caixa de um negócio. Por meio desse documento, é possível acompanhar todo o patrimônio líquido da empresa, tal como as receitas e as despesas.
Esse é um processo de tamanha importância e por isso existe a Norma Brasileira de Contabilidade (NBC TG 1.001/21), que descreve os principais critérios para garantir o registro das demonstrações contábeis. Basicamente, as obrigações giram em torno da necessidade de uma documentação que comprove variações no patrimônio da empresa, sejam entradas ou saídas do próprio caixa ou de negócios associados.
Tendo em vista a importância de realizar o lançamento contábil na empresa, vale a pena destacar as principais informações que não podem faltar nesse documento. Veja!
Data do registro
As datas em que as movimentações acontecem devem ser devidamente anotadas e estar presentes nos relatórios. Por meio delas, é possível averiguar se não houve nenhuma irregularidade e atestar a veracidade das informações.
Localização da empresa
O endereço da empresa, ainda que virtual, precisa fazer parte dos documentos. Com esse dado, torna-se viável evitar confusões e perda de informações relevantes. Se possível, é importante colocar também a localização dos demais negócios envolvidos nas transações.
Dados da conta
Os dados do caixa em que houve a movimentação patrimonial também são válidos para a construção de um documento bem elaborado e com todos os detalhes necessários.
Valores
Tão importante quanto a data, os valores são informações que não podem faltar em nenhum lançamento contábil. Afinal, dizem respeito ao principal conteúdo do documento.
Identificador
Para facilitar o armazenamento e a busca de cada relatório, é importante que os lançamentos recebam um identificador. Assim, o processo de registro se torna mais prático e autêntico.
Descrição
É possível também detalhar as movimentações realizadas para facilitar a compreensão do documento. Ao adicionar a descrição, o controle e a organização dos processos contábeis se tornam ainda mais otimizados.
Como realizar os lançamentos de forma eficaz?
Falando nisso, o que mais um negócio pode fazer para garantir que os lançamentos contábeis ocorram corretamente na empresa? Tenha em mente que existem diversos cuidados que precisam ser tomados nesse processo. Confira!
Priorize os princípios contábeis
Ao lidar com contabilidade, é preciso levar em consideração a Resolução nº 750/93, que fala sobre os seguintes princípios contábeis:
- entidade — reconhece que o patrimônio é empresarial e não pessoal;
- continuidade — prevê que a empresa dê sequência às suas operações contábeis ao longo do tempo;
- oportunidade — sugere o lançamento dos registros o mais rápido possível;
- registro pelo valor original — como o próprio nome já diz, não abre espaço para falsificações ou mudanças nos valores das transações a serem registradas;
- atualização monetária — prevê as correções nos valores de acordo com a moeda nacional;
- competência — relaciona-se ao devido registro do fluxo de caixa;
- prudência — diz respeito ao ato de considerar o menor valor dos ativos e o maior dos passivos, a fim de gerar um bom balanço.
Saiba qual é o tipo de lançamento contábil que deseja
Vale destacar também que existem diferentes tipos de lançamentos contábeis e que precisam ser conhecidos, como:
- primeira fórmula — um débito para um crédito;
- segunda fórmula — um débito para mais de um crédito;
- terceira fórmula — mais de um débito para um crédito;
- quarta fórmula — mais de um débito para mais de um crédito.
Padronize os processos
Ter um padrão para a realização de todas as etapas vai facilitar na hora de registrar essa atividade no dia a dia da empresa. Consequentemente, com processos mais simples e padronizados, é possível reduzir erros e aumentar a produtividade interna do setor financeiro do negócio.
Aplique as demonstrações contábeis
Ao realizar os lançamentos contábeis da forma correta, é possível ter acesso a ótimos demonstrativos. Por meio dessas informações, torna-se viável otimizar o Demonstrativo de Resultado do Exercício e o Balanço Patrimonial, a fim de melhorar a tomada de decisões e as demais obrigações da empresa.
Revise os cálculos
Por mais atenta que seja a pessoa que administra os lançamentos contábeis, um ou outro erro pode passar despercebido. É por esse motivo que os cálculos devem ser revisados, de preferência, por outro profissional. Dessa forma, é possível aumentar a confiabilidade das informações e reduzir falhas na área das finanças.
Mantenha os arquivos organizados
É importante ter em mente que esses são documentos que podem ser necessários a qualquer momento. Por isso, caprichar na organização dos arquivos e padronizar também o armazenamento é um ponto indispensável. Seja de forma física ou digital, ter acesso a relatórios organizados poupa tempo, trabalho e perda de informações.
Conte com a ajuda da tecnologia
A tecnologia pode ser uma grande aliada também nos lançamentos contábeis. Sistemas automatizados ajudam a garantir uma maior precisão e acurácia na realização dos cálculos, além de facilitar o acesso por pessoas autorizadas, onde quer que estejam.
Desse modo, ao investir em tecnologia, é possível ganhar em produtividade, eficiência e desempenho em diversos processos internos. No caso das responsabilidades fiscais e financeiras da empresa, não seria diferente.
Por que a modernização é tão importante?
A modernização da empresa e, principalmente, das atividades contábeis é um passo tão importante para o sucesso de um negócio, que vale a pena falar um pouco mais sobre o assunto.
Atualmente, a sociedade passa pela fase de Transformação Digital, que influenciou a informatização dos mais variados tipos de empresas, independentemente do ramo e dos setores. Isso porque, ao modernizar o negócio, é possível inovar, ter acesso a ótimas vantagens e reduzir erros.
Consequentemente, com os processos da empresa trabalhando em conformidade e de maneira integral, o resultado obtido tende a um crescimento sustentável. O melhor de tudo é que investir em modernização não é necessariamente caro, sendo possível desfrutar dos benefícios da digitalização desde os mais baixos investimentos até os mais altos.
Desse modo, agora que você sabe a importância dos lançamentos contábeis para o negócio e quais são os dados que não podem faltar nos documentos, só resta colocar em prática todas essas dicas para ter processos mais eficientes. Além disso, investir em serviços de contabilidade online pode ser tudo o que você precisa para otimizar cada etapa e manter a regularidade fiscal da empresa.
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