Administrar bem uma empresa significa orquestrar as etapas que compõem o processo administrativo: planejamento, organização, direção e controle.
Engana-se quem pensa que um bom empreendedor é aquele que tem um dom, como se saber administrar fosse uma dádiva. É claro que talento conta, mas o que importa mesmo é o olhar prático sobre os recursos para transformá-los em valor para os clientes. É a tomada racional de decisões nos processos administrativos que garante uma boa gestão.
E, para isso, o gestor precisa dominar o ciclo de planejamento, organização, direção e controle, que faz parte das noções básicas da administração. Agora, então, você vai entender o que é e como funciona o processo administrativo.
Planejamento, organização, direção e controle: o que é isso?
Planejamento, organização, direção e controle (PODC) são as ações que compõem o ciclo do processo administrativo. De maneira ampla, essas são as quatro grandes funções administrativas de uma empresa.
Elas foram primeiramente propostas por Henri Fayol, um dos principais autores da teoria clássica da administração. O autor formulou a teoria do processo administrativo, ou enfoque funcional, sob a ideia de que administrar é um processo de tomar decisões.
Para ele, essas decisões são agrupadas em cinco processos distintos e inter-relacionados: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. Hoje, é comum condensar as funções administrativas em apenas quatro: planejamento, organização, direção e controle.
Esses processos devem ser orquestrados pelos gestores visando a máxima eficiência, com o objetivo final de transformar os insumos da empresa em produtos e serviços de valor que atendam às necessidades do mercado.
Atualmente, o PODC é comparado ao ciclo PDCA, metodologia de gestão da qualidade que se baseia em quatro pilares: Plan, Do, Check e Act (planejar, agir, controlar e executar).
As duas metodologias apresentam sistemas cíclicos, mas adotam enfoques diferentes sobre a administração, que contribuem de maneiras distintas para a gestão organizacional.
As funções do processo administrativo
Entenda agora em que consiste cada uma das funções administrativas baseadas na ideia do autor Henri Fayol:
Planejamento
O planejamento consiste em analisar os cenários que impactam na organização e delinear as estratégias futuras diante deles. É o momento de definir os objetivos e os meios para alcançá-los, com a intenção de reduzir as incertezas e orientar a tomada de decisões no processo administrativo.
Para viabilizar o alcance dos objetivos, o planejamento costuma ser dividido em três níveis: estratégico (longo prazo), tático (médio prazo) e operacional (curto prazo).
Organização
Depois de planejar suas estratégias e ações, a empresa passa para a organização. Nessa etapa, ela deve olhar para os seus recursos (financeiros, humanos e materiais) e definir a estrutura administrativa e a divisão de trabalho que irão gerenciá-los.
A organização é o momento que propicia ao negócio pôr em prática o planejamento. Também pode ser dividida em três níveis: institucional, intermediária e operacional.
Direção
Com base no planejamento e orientada pela organização, a direção é a função administrativa responsável por conduzir a empresa para o alcance dos seus objetivos.
Nessa etapa, o papel do líder é essencial para mostrar os caminhos aos colaboradores e motivá-los em seu trabalho, em alinhamento com o planejamento organizacional. A direção é uma função administrativa essencialmente voltada para as relações interpessoais.
Controle
O controle é responsável por monitorar o desempenho da empresa e avaliar se o planejamento foi executado como esperado.
Como as funções se inter-relacionam, é preciso ter indicadores definidos na etapa do planejamento para que o controle avalie as métricas corretas e verifique se os objetivos foram atingidos. Dessa forma, é possível identificar oportunidades de ajustes e prevenções, de olho na melhoria contínua.
Enfim, planejamento, organização, direção e controle são as funções administrativas básicas, que funcionam como pilares para a gestão organizacional. Sem uma delas, o processo administrativo se torna ineficaz e a empresa não se desenvolve.
Então, se você é um empresário ou gestor de um negócio, comece a aplicar esse ciclo na sua empresa, departamentos e projetos. Planejar, organizar, dirigir e controlar são as atitudes que todo administrador precisa dominar para levar o seu negócio ao sucesso.
E essa orientação vale também para qualquer área do negócio ― inclusive a contabilidade. Já pensou em gerenciar as atividades contábeis sem a organização das movimentações da empresa? E sem controlar as atividades para saber se tudo foi executado conforme o planejado?
Para ajudar no planejamento, organização, direção e controle nesta área, você pode utilizar a contabilidade online. Um sistema como esse registra o fluxo de caixa, emite alertas e lembretes, gera relatórios, emite notas e facilita a gestão da contabilidade como um todo.
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