Assim como várias outras áreas, a contabilidade também evoluiu com a tecnologia. Hoje, diversos processos foram informatizados e, com isso, surgiu a necessidade de criar uma forma de identificação online para as empresas. É por isso que você deve saber o que é certificado digital.
Por meio desse certificado, as empresas obtêm acesso aos sistemas digitais e são reconhecidas pelas autoridades. Então, se você quer usufruir dos benefícios de poder realizar diversos processos online, precisará adquirir um.
Agora, então, você vai entender o que é certificado digital, para que serve e como obter um para a sua empresa. Acompanhe:
O que é certificado digital?
Em uma operação presencial, é natural que o atendente solicite o RG ou CPF de uma pessoa para comprovar sua identidade, não é?
Na internet, porém, não é possível apresentar o documento físico. Então, criou-se um padrão de arquivo eletrônico que também serve para garantir a identidade de quem realiza a operação.
Então, o certificado digital funciona como um documento eletrônico de identificação para as empresas, com validade jurídica e fiscal. Tem como base a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Embora não seja exigido por todos os órgãos, ele pode ser necessário para emitir notas fiscais e prestar informações ao eSocial, por exemplo.
Seu papel, portanto, é conferir segurança e autenticidade para as operações online por meio da criptografia. É uma medida de proteção tanto para as autoridades quanto para a sua empresa.
Além disso, o certificado digital também reduz os custos, o tempo e a burocracia envolvidos na assinatura e envio de documentos. Ele elimina a necessidade de se deslocar para comprovar a sua identidade ou reconhecer firma em cartório, por exemplo.
Tipos de certificado digital
Estes são os principais tipos de certificado digital:
- e-CPF: é o certificado digital para pessoas físicas. Ele pode ser usado pelo representante legal da empresa para realizar algumas atividades, mas não serve para emitir notas fiscais eletrônicas, por exemplo.
- e-CNPJ: é o certificado digital para pessoas jurídicas, que permite reconhecer a empresa em uma série de processos, tanto públicos quanto privados.
- NF-e: é o certificado digital exclusivo para a emissão de notas fiscais eletrônicas de comércio e pode ser compartilhado com os funcionários, sem ter que compartilhar o e-CNPJ com eles.
Existem 02 formatos para cada tipo de certificado, você pode optar por:
- Tipo A1: é emitido e armazenado no computador (arquivo digital). Tem validade de 1 ano.
- Tipo A3: é emitido e armazenado em uma mídia física (cartão inteligente ou token). Tem validade de 1 a 3 anos.
Para que serve o certificado digital?
Agora que você já sabe o que é certificado digital e os tipos disponíveis, entenda para quais situações ele serve:
Relacionamento com a Receita
O certificado digital é utilizado para transmitir uma série de declarações à Receita Federal ― DIRF, DCTF, CAGED, RAIS, entre outros ―, além de acessar os serviços do e-CAC. Nesse ambiente, é possível consultar sua situação fiscal, cobranças, intimações etc. O certificado digital também permite trocar mensagens com a Receita em ambiente seguro.
Para pessoas físicas, MEIs e optantes do Simples Nacional, no entanto, o e-CAC também é acessível com um código e uma senha, sem a necessidade da certificação digital.
Emissão de notas fiscais eletrônicas
Os certificados e-CNPJ e NF-e podem ser usados para emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFA-e, NFC-e e NFS-e). Já o e-CPF não pode ser usado para esse fim.
Apesar de nem todas as prefeituras exigirem o certificado digital para emissão de notas de serviços, a emissão de notas por este meio já é realidade na maioria delas. Já para as notas eletrônicas de produto, ele é obrigatório.
Acesso ao SPED (Sistema Público de Escritura Digital)
Com o certificado digital, é possível acessar e prestar informações ao SPED Contábil, SPED Fiscal e ao eSocial.
Acesso ao ComprasNET
Empresas que querem participar de licitações e contratações feitas pela Administração Pública Federal devem ter um certificado digital para acessar o portal de compras do governo (ComprasNET).
Serviços privados
O certificado digital não serve apenas para a interação entre empresa e órgãos públicos. Ele também pode ser usado para garantir segurança e autenticidade em:
- Envio de e-mails;
- Assinatura digital de contratos;
- Transações bancárias pela internet.
Como obter o certificado digital?
Entendeu o que é certificado digital? Agora, você deve querer saber como obtê-lo. Primeiramente, saiba que a Receita Federal não emite certificado digital.
Existem instituições ― chamadas de Autoridades Certificadoras (AC) ― que são reconhecidas pelo ICP-Brasil e autorizadas a comercializar o certificado digital. Então, você deve acessar o site ou entrar em contato com elas para adquirir a sua certificação. No site da Receita, você encontra a lista das Autoridades Certificadoras.
Enfim, agora que você já sabe o que é certificado digital e para que ele serve, entenda que algumas situações e enquadramentos jurídicos ainda não exigem a certificação. Porém, a tendência é que ela passe a ser obrigatória em todos os casos. Afinal, nosso país caminha para a digitalização de todos os processos e trazer mais praticidade e segurança para as operações das empresas.
Portanto, adotar a tecnologia é um caminho sem volta. Comece a investir em sistemas informatizados, em aplicativos que agilizam o seu trabalho e eliminam burocracias do dia a dia.
Uma das formas de fazer isso é aderir a um sistema online para as suas atividades contábeis, sabia? Então, leia agora sobre as vantagens da contabilidade online para a sua empresa.
