Já considerou a possibilidade de receber pagamentos em moeda estrangeira pelo seu trabalho? Com a atual desvalorização do Real em relação a moedas como o dólar, a libra e o euro, essa tem se tornado uma alternativa interessante para os brasileiros com proficiência em outros idiomas e que desejam maximizar seus ganhos.
Contudo, da mesma forma que acontece ao empreender dentro do território nacional, é fundamental estar ciente de todas as suas responsabilidades para cumprir integralmente as regras e leis vigentes da exportação.
Dessa forma, a emissão da Invoice, por exemplo, é um dos requisitos para aqueles que oferecem ou contratam serviços no exterior, e este conteúdo fornecerá informações detalhadas sobre esse processo.
Continue a leitura para entender como elaborar esse documento, identificar quando ele é necessário, compreender os custos envolvidos e esclarecer demais dúvidas. Vamos começar?
Afinal, o que é Invoice?
A fatura internacional, conhecida como Invoice, é um termo em inglês utilizado para descrever o documento emitido durante transações comerciais entre empresas e clientes localizados em diferentes países.
Dessa forma, pode-se equipará-la a um tipo de comprovante fiscal essencial para a importação e/ou exportação de bens e serviços.
Nesse contexto, a Invoice detém a mesma relevância e validade dos outros tipos de documentos fiscais gerados por uma companhia, como a NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços), NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) e NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias).
O que deve constar na Invoice?
Os principais dados que precisam constar na Invoice são:
- endereço completo e nome completo do emissor e do destinatário;
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
- moeda, preço por unidade e valor total;
- data de emissão;
- peso bruto e líquido;
- quantidade;
- valor total por produto e serviço;
- valor total da fatura;
- forma de pagamento;
- tipo de transporte;
- INCOTERMS (International Commercial Terms);
- assinatura do emissor (se necessário).
É crucial ressaltar que as Invoices não seguem um formato padronizado, podendo incluir campos e informações adicionais. No entanto, as citadas anteriormente são fundamentais de acordo com as regulamentações da lei aduaneira.
Como esse documento funciona?
Da mesma forma que outros comprovantes fiscais, como as notas fiscais de produtos, para consumidores, e de serviços (NF-e, NFC-e, NFS-e), a Invoice é um instrumento regulatório em transações, atestando a conformidade da compra ou da venda de um produto ou serviço com as normativas legais.
Assim sendo, ela atua emitida durante transações comerciais internacionais, seja para exportação, seja para importação de produtos e/ou serviços, acompanhando a nota fiscal do item envolvido na transação comercial.
É importante destacar que nem todas as movimentações entre empresas e clientes de países distintos requerem a emissão desse documento. No entanto, é recomendável mesmo em situações que não o exijam.
Quem deve fazer a Invoice?
Essa questão é comum para aqueles que buscam compreender o funcionamento da nota fiscal de serviço internacional. Afinal, quem deve gerar a invoice, o fornecedor ou o cliente?
Em todas as situações, a responsabilidade pela emissão da Invoice recai sobre quem vendeu o produto ou prestou o serviço. Isso ocorre porque a Invoice atua como uma fatura, servindo para cobrar do cliente o valor devido.
Portanto, se sua empresa está estabelecida no Brasil e realiza transações com clientes no exterior, é crucial compreender como emitir uma nota fiscal para o exterior e preencher uma Invoice.
Em que momentos ela é obrigatória e indicada?
A obrigação de emitir a Invoice surge quando o valor da transação excede 3 mil dólares americanos ou o equivalente em outra moeda. É fundamental gerar esse tipo de fatura para assegurar a regulamentação e o registro adequado da transação comercial.
A emissão da Invoice é sugerida quando a transação comercial gera uma cobrança inferior a 3 mil dólares americanos ou o equivalente em outra moeda.
Além disso, nessas circunstâncias, a emissão desse documento não é obrigatória. No entanto, sua recomendação é válida para registrar o código referente à natureza da operação, prevenindo possíveis complicações futuras com órgãos fiscais, que podem resultar em situações inconvenientes e, até mesmo, na exigência desse comprovante.
Qual é a sua importância para o exterior?
Não emitir esses documentos pode expor sua organização a riscos e causar complicações significativas com a fiscalização da Receita Federal, resultando em possíveis acusações de sonegação fiscal.
Diante dessa situação, é fundamental garantir que o seu negócio opere em conformidade com a lei, evitando dar margem para práticas inadequadas perante a concorrência. Caso haja incertezas, recomenda-se buscar o suporte de um contador especializado para obter orientação profissional.
É importante ressaltar que em transações internacionais, embora possam estar isentas de impostos estaduais e municipais, como ICMS e ISS, ainda assim é necessário arcar com outros encargos, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).
Como preencher a Invoice corretamente?
Não há um formato fixo de Invoice que seja obrigatório para todas as organizações envolvidas em transações comerciais internacionais.
Portanto, é uma escolha do empresário optar por um modelo preestabelecido ou criar um personalizado.
Também é recomendável que a Invoice seja redigida no idioma do cliente ou em inglês, para garantir a compreensão. Para esse tipo de comprovante, o procedimento é gerar três cópias idênticas, devidamente assinadas e carimbadas pelo emissor.
Quais são as taxas cobradas?
O IOF (Imposto sobre Operações Financeiras), atualmente, está fixado em 0,38% sobre o valor da nota. Adicionalmente, conforme a natureza da operação, pode haver a incidência do Imposto de Renda.
Também fique atento à taxa de câmbio!
Registrar as Invoices emitidas ou pagas na contabilidade da sua empresa não apresenta grande dificuldade. O aspecto mais importante é o momento do fechamento do câmbio, que determina o instante da conversão da moeda estrangeira para a moeda nacional, tanto junto ao banco quanto junto à plataforma responsável pela transação.
Entretanto, para fins de faturamento, o cálculo envolve a taxa vigente no dia em que a transação comercial foi realizada.
É altamente recomendável contar com a orientação de um contador experiente para realizar esses cálculos de maneira precisa, evitando equívocos que possam acarretar problemas com a Receita Federal.
Invoice é semelhante a uma nota fiscal?
Não, esses são documentos diferentes, portanto o empresário deve emitir ambos para garantir a legalidade na prestação de serviço ou na venda.
Ou seja, a Invoice atua como uma fatura e deve ser enviada ao cliente no exterior, enquanto a nota fiscal serve para declarar a transação à Receita Federal.
É necessário ter CNPJ nesse processo?
Não necessariamente! Caso você esteja prestando serviços para o exterior como pessoa física, é possível emiti-la por meio do seu CPF. Porém, se a prestação de serviço ou a venda for realizada por uma companhia, ela deve ser emitida pelo CNPJ.
Portanto, é indispensável atentar a esse detalhe, já que nem todas as empresas aceitam receber Invoices de pessoas físicas. Recomenda-se obter informações junto ao seu cliente antes de finalizar o negócio!Como é possível perceber, a Invoice é mais do que apenas um recibo, sendo também um documento legal que resguarda sua empresa contra possíveis erros e riscos. Além disso, o uso das ferramentas adequadas e a parceria certa pode auxiliá-lo a aprimorar seu procedimento de faturamento, aperfeiçoar o fluxo de caixa e até mesmo simplificar as operações contábeis. Deseja fazer essa etapa com mais transparência, tranquilidade e praticidade? Então, entre em contato com a equipe da Contabilivre agora mesmo, pois temos os melhores especialistas em prestação de serviços para o exterior!
